Structurez le suivi des dossiers, des pièces et du financement avec des jalons datés, une prochaine action et des indicateurs qui débouchent sur des décisions.
Une réservation ouvre un dossier qui implique l’acquéreur, le promoteur, les équipes commerciales, les interlocuteurs du financement et le notaire. Le suivi ADV rend visible ce qui est réalisé, ce qui est attendu et ce qui bloque la prochaine étape.
Pour chaque dossier, conservez un identifiant, le programme et le lot, le responsable, les jalons, les pièces attendues, la prochaine action et son échéance. Ajoutez la date de dernière vérification. Une synthèse de direction peut utiliser des identifiants plutôt que des données personnelles détaillées.
Ces informations ne se résument pas toujours à une seule étape linéaire : le financement peut avancer pendant que des pièces restent à compléter. Conservez les dates et les statuts distincts. Dans une liste, « purgé » doit préciser le délai concerné ; ce mot seul ne prouve pas que toutes les conditions de la vente sont levées.
Pour l’acquéreur non professionnel concerné, le contrat de réservation ouvre un délai de rétractation de dix jours selon les modalités légales de notification ou de remise. Le point de départ doit être justifié ; la date de signature seule ne suffit pas.
Le dépôt de garantie est plafonné selon le délai prévu jusqu’à la vente : 5 % jusqu’à un an, 2 % jusqu’à deux ans, aucun au-delà. Il est placé sur le compte spécial prévu à cet effet ou chez le notaire. Référez-vous au contrat et aux textes applicables pour le calcul exact et les cas de restitution.
Le projet d’acte doit être notifié au moins un mois avant la signature. Le notaire contrôle les conditions de régularisation. Les échéances de financement et les étapes de l’offre de prêt doivent être suivies séparément : un accord de principe ne constitue pas à lui seul une offre de prêt acceptée.
Les sources officielles figurent à la fin du guide. La méthode de suivi ne remplace pas la validation du dossier par les professionnels concernés.
Dossiers actifs : réservations toujours en cours à la date du point, hors annulations et actes signés selon le périmètre retenu. Dossiers en retard : dossiers distincts ayant au moins une action échue non réalisée. Plusieurs retards dans un même dossier ne doivent pas multiplier artificiellement le nombre de dossiers concernés.
Prévision d’actes : distinguez les rendez-vous confirmés des dates seulement estimées. Pour des tranches de 0 à 30, 31 à 60 et 61 à 90 jours, chaque dossier appartient à une seule tranche. Un cumul à 30, 60 et 90 jours doit être explicitement présenté comme cumulatif.
Transformation réservation vers acte : suivez un groupe de réservations entrées sur une même période, avec une date d’observation et les dossiers encore ouverts. Une comparaison entre actes du mois et réservations du mois mélange souvent des générations de dossiers différentes.
Délai jusqu’à l’acte : calculez-le sur les actes signés, en précisant la date de départ choisie. Présentez à part l’ancienneté des dossiers toujours en cours.
Exemple fictif : le dossier D-014 est réservé, la notification est justifiée et le dépôt prévu est reçu. Une pièce manque pour finaliser le financement. L’acte envisagé dans trois semaines reste une estimation. La prochaine action consiste à obtenir la pièce, avec un responsable et une date. Il ne faut pas présenter cette signature comme confirmée.
Lors du point ADV, commencez par les échéances dépassées, puis les dossiers dont l’acte est proche. Pour chaque blocage, formulez une action vérifiable : obtenir un document, confirmer une date, demander une décision au promoteur ou faire examiner une situation par le notaire. « Relancer le dossier » est trop vague si personne ne sait quel résultat est attendu.
Désignez la source de référence de chaque information : stock et prix, contrat, financement, rendez-vous notarial. Conservez le lien vers la pièce et son statut au lieu de recopier son contenu dans plusieurs tableaux. Limitez l’accès aux données personnelles aux personnes qui en ont besoin.
Ceux qui ont une action échue, une échéance proche ou un blocage identifié. Le montant d’un dossier peut compléter la lecture, mais ne remplace pas l’urgence réelle.
Affichez « à confirmer », attribuez la vérification et datez-la. Une cellule vide ne doit pas être interprétée comme une étape accomplie.
Lorsque le suivi manque de visibilité, que les rôles sont dispersés ou que les prévisions d’actes restent instables. Le périmètre de coordination ADV doit être défini avec le promoteur.
Tableau de suivi ADV et revue des actes prévus
Pour chaque ligne, renseignez une situation réelle, sa preuve et la décision retenue. Utilisez un identifiant de dossier plutôt que des informations personnelles dans les synthèses partagées.
Sources consultées le 26 octobre 2026. Méthode éditoriale Smile, à adapter à votre opération.
Smile Immobilier accompagne les promoteurs dans leur stratégie commerciale, le lancement et le suivi des ventes.